Nárast firmy a expanzia prinášajú nové výzvy
V roku 2018 bolo INSPIO (vtedajšie ART ŠABLÓNY) malým slovensko-českým e-shopom, ktorý sa s ročným obratom 363 tisíc eur, rozhodol rebrandovať, expandovať a rásť. Za posledné tri roky svoje pôsobenie rozšírilo do 11 krajín Európy. Ku koncu aktuálneho roka má za cieľ otvoriť ďalšie krajiny. Expanzia a celkový nárast firmy si neustále vyžaduje riešiť a vylepšovať aj ekonomické záležitosti. Jednou z hlavných tém posledných mesiacov bolo hľadanie riešenia automatického spárovania faktúr, ktoré súvisia so skokovým nárastom objednávok a platieb od zákazníkov.
Čo sa v článku o účtovníctve dozviete?
- 1. Aké nové výzvy nám priniesla expanzia do zahraničia v účtovníckej oblasti.
- 2. Ako sme v INSPIO vyriešili automatické párovanie faktúr a platieb od zákazníkov v 7 krokoch.
Proces fakturácie a evidovania platieb pri expanzii je zvládnuteľný
Už v roku 2020 firma zaznamenala 127%-tný rast, čo sa odzrkadľovalo aj na množstve každodenných operatívnych úloh pre ekonomické oddelenie. Administratíva sa zúžila na sledovanie platieb zákazníkov, ich hľadanie, vystavovanie faktúr za dodávky tovaru a párovanie platieb s faktúrami. Výrazný nárast objednávok úzko súvisí aj s výrazným nárastom platieb rôznymi metódami, čiže bankové pohyby, ktoré treba priradiť k jednotlivým faktúram.
Pre predstavu uvedieme prehľad nárastu počtu kreditov na bankových účtoch:
V predchádzajúcom roku pri dennom počte objednávok napr. 200obj. jeden človek musel v účtovnom programe urobiť viac než 400 úkonov, aby faktúry vystavil, zaúčtoval a uhradil podľa rôznych bankových účtov a dokladov súhrných platieb od rôznych prepravcov. Automatizáciou, ktorá je uvedená nižšie sa toto číslo rapídne znížilo na cca 10 úkonov denne. Počet týchto úkonov zostane rovnaký aj pri náraste počtu objednávok, nakoľko je to už automatizované.
Pri súčasnom a plánovanom tempe expanzie do ďalších krajín bol tento
stav neudržateľný. Jedinou možnosťou bola automatizácia. Súviselo to aj
s tým, že platby od zákazníkov prebiehali viacerými platobnými
metódami:
a) prijaté úhrady na bankové účty v EUR a cudzích
menách;
b) prijaté úhrady cez platobné brány;
c) dobierkami, kde nám dopravcovia zasielali rozpis
doručených balíkov a vybratých platieb od zákazníkov. Následne nám tieto
vybraté platby vyplácali v jednej sume za určený časový úsek.
Ako sa dalo očakávať, najväčším orieškom boli dobierky, nakoľko prijaté platby od dopravcov bolo potrebné pravidelne priradiť k viacerým faktúram a teda inkaso ,,rozbiť“ na úhrady jednotlivých faktúr. Potrebovali sme riešenie, ktoré by tieto platby od dopravcov dokázalo priradiť k platbám od zákazníkov, ideálne automaticky.
7 krokov, ako sa prakticky nevenovať faktúram pri expanzii
V INSPIO sme sa rozhodli pre zmenu účtovného softvéru vrátane zmeny spôsobu vystavovania a distribúcie faktúr a snažili sme sa celý proces čo najviac automatizovať. V praxi sme pristúpili na riešenia, ktoré v krátkom čase priniesli výsledky:
1. Každému dopravcovi sme vytvorili virtuálny bankový účet v účtovníctve. Týmto krokom sme dosiahli to, že už nebolo nutné jednu platbu spárovať s množstvom faktúr. Na virtuálnom účte boli jednotlivé príjmy po položkách podľa rozpisu od dopravcu a jeden debet, ktorý sa stretol s príjmom na našom bežnom bankovom účte.
2. Najpoužívanejší slovenský účtovný softvér sme vymenili za riešenie, ktoré nám vyhovuje z viacerých dôvodov a od 2021 sme prešli do ABRY.
3. ABRU sme napojili cez mostíky na jednotlivé bankové účty a platobné metódy. Bankové pohyby sa nalievajú do účtovníctva a párujú automaticky. Integrácie pre automatické sťahovanie pohybov pre jednotlivé bankové účty a platobné brány nám zastrešuje spoločnosť DATIVERY.
4. Faktúry sú následne vytvárané na základe platby. Túto funkčnosť nám umožnil PAYPAL, STRIPE a pre veľké množstvo platieb prevodom na SK a CZ sme začali používať FIO bankový účet, nakoľko túto funkcionalitu tiež podporuje.
5. Náš super IT-čkár nám vytvoril riešenie, vďaka ktorému dokážeme jednotlivé rozpisy od dopravcov transformovať do jednotného formátu a automaticky vytvoriť bankové pohyby na príslušných virtuálnych bankových účtoch dopravcov. Párovanie týchto platieb beží automaticky na pozadí.
6. Rovnaký rozpis ako pre inkasá dobierok používame na realizáciu objednávok do faktúr. Faktúry už neodklikávame ručne, ale automatizovane po inkase úhrady. To znamená, že na základe súboru vyššie náš software na jednej strane vytvorí bankové pohyby a na druhej strane preklopí objednávku do faktúry a ABRA si automaticky spáruje tento pohyb s vytvorenou faktúrou a uhradí ju.
7. Faktúry sú na konci procesu zasielané automaticky generovaným mailom priamo k zákazníkom, takže prakticky sa im nevenujeme.
Predchádzajúce zmeny nám umožnili to, že sme dosiahli automatickú fakturáciu a párovanie platieb. V každodennom živote to znamená, že bez ohľadu na množstvo objednávok a platieb, bude ich párovanie trvať stále rovnako dlho a nebudú na kontrolu faktúr a platieb potrebný ďalší ľudia. Vďaka tomuto rozhodnutiu sa nám otvoril časový priestor, ktorý nám umožňuje venovať sa finančnému plánovaniu, kontrolingu a zlepšovaniu procesov vo firme.
Článok pre vás napísal Michal Klimek (LinkedIn) a editovala Lucia Hirko (LinkedIn).
